Incassokosten
In dit artikel wordt uitleg gegeven over de vraag hoe het zit met incassokosten. Incassokosten worden ook wel buitengerechtelijke kosten genoemd. Buitengerechtelijke kosten zijn kosten die gemaakt worden voordat een gerechtelijke procedure bij de rechtbank wordt gestart. Waar kan de schuldeiser aanspraak op maken en wat zijn gronden voor verweer voor een schuldenaar?
Het maakt niet uit of de schuldeiser zelf of een derde (advocaat, incassobureau, deurwaarder) de buitengerechtelijke handelingen verricht. In beide gevallen kan aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke kosten.
Artikel 6:96 BW bepaalt dat redelijke kosten ter verkrijging buiten rechte (buitengerechtelijke kosten dus) voor vergoeding in aanmerking komen, indien er een wettelijke grondslag voor een schadevergoeding bestaat. Zo’n wettelijke grondslag kan bijvoorbeeld gelegen zijn in een wanprestatie of een onrechtmatige daad. Indien de grondslag is gelegen in een wanprestatie dient de schuldenaar wel in verzuim te zijn. Soms is daarvoor een ingebrekestelling vereist.
Op grond van artikel 6:96 BW bestaan er twee stelsels van vergoeding van buitengerechtelijke kosten:
Het basisstelsel
Op grond van het basisstelsel kunnen buitengerechtelijke kosten worden geclaimd door de schuldeiser. Deze claim wordt begrensd door de redelijkheidstoets en/of het van kleur verschieten van de kosten.
De redelijkheidstoets wordt hierna nog nader uitgelegd. Indien bij het aangaan van de overeenkomst vergoeding van buitengerechtelijke kosten is overeengekomen (bedongen buitengerechtelijke kosten), geldt de tweede redelijkheidstoets niet. De schuldenaar is dan in beginsel de bedongen buitengerechtelijke kosten verschuldigd. Bedongen buitengerechtelijke kosten kunnen wel (ambtshalve) door de rechter worden gematigd tot het bedrag van de proceskostenveroordeling of redelijke buitengerechtelijke kosten. Wat redelijk is, wordt beoordeeld aan de hand van de kosten die in de betreffende branche veelvuldig worden gehanteerd en de omvang van de verrichtingen en het uurtarief. Veelal zullen de buitengerechtelijke kosten tot het bedrag van het forfaitaire stelsel worden gematigd, tenzij de schuldeiser bewijst dat de werkelijke buitengerechtelijke kosten hoger zijn geweest en dat het redelijk is geweest om buitengerechtelijke kosten te maken tot dit hogere bedrag.
De buitengerechtelijke kosten kunnen van kleur verschieten indien een gerechtelijke procedure wordt gestart en de rechter oordeelt dat (een deel van) de buitengerechtelijke kosten onder de proceskostenveroordeling in de zin van artikel 237 e.v. WvBRv valt. De vraag of de buitengerechtelijke kosten vallen onder de proceskosten, hangt af van de aard en de omvang van de werkzaamheden die voorafgaande aan de procedure zijn verricht. Indien die werkzaamheden noodzakelijk zijn voor de gerechtelijke procedure dan vallen de kosten van die werkzaamheden onder de proceskosten. In het rapport BGK-Integraal wordt daarvoor het volgende uitgangspunt gehanteerd: “Als uitgangspunt dient te worden genomen dat verrichtingen voorafgaand aan het geding worden gezien als voorbereiding van de gedingstukken en instructie van de zaak. Wil er sprake zijn van afzonderlijk voor vergoeding in aanmerking komende kosten, dan zal het moeten gaan om verrichtingen die meer omvatten dan een enkele (eventueel herhaalde) aanmaning, het enkel doen van een – niet aanvaard- schikkingsvoorstel, het inwinnen van eenvoudige inlichtingen of het op de gebruikelijke wijze samenstellen van het dossier. Een combinatie van (een)aanmaning(en) en het doen van (een) schikkingsvoorstel(len) of het daadwerkelijk voeren van schikkingsonderhandelingen kan wel tot toewijzing van buitengerechtelijke kosten leiden.”
Het forfaitaire stelsel
Dit stelsel is van toepassing op de situaties die in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten worden genoemd. Dat zijn de volgende situaties:
De hoogte van de buitengerechtelijke kosten bedragen op grond van dit besluit:
De hoofdsom betreft het bedrag van de vordering. De wettelijke rente en/of administratiekosten behoren niet tot de hoofdsom. Overigens mag de wettelijke rente wel bij de hoofdsom worden opgeteld, indien er een jaar is verstreken. Daardoor geldt dan wel de verplichting dat de schuldeiser voor die wettelijke rente een afzonderlijke aanmaning verstuurd aan de schuldenaar. Indien aanspraak wordt gemaakt op de buitengerechtelijke kosten dan mogen geen administratiekosten worden geclaimd.
Onder omstandigheden kan de hoogte van het bedrag worden vermeerderd met de BTW.
Via de link http://www.wettelijkerente.net/ is de hoogte van de buitengerechtelijke kosten eenvoudig te berekenen/controleren.
Ten aanzien van de consument-schuldenaar kan niet ten nadele van dit forfaitaire stelsel worden afgeweken.
Indien de buitengerechtelijke kosten voldoen aan de eerste redelijkheidstoets en de hoogte van de buitengerechtelijke kosten conform het besluit zijn vastgesteld, blijven die buitengerechtelijke kosten verschuldigd, ook al wordt er een gerechtelijke procedure gestart.
De redelijkheidstoets
Om aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke kosten dienen deze redelijk te zijn. Wat redelijk is, wordt getoetst aan de hand van de dubbele redelijkheidstoets waarbij de rechter rekening dient te houden met alle omstandigheden van het geval.
Op grond van de eerste redelijkheidstoets dient te worden beoordeeld of de buitengerechtelijke kosten in het concrete geval in redelijkheid gemaakt mogen worden. Kort gezegd, is het redelijk om kosten te maken? De rechter zal in alle gevallen deze vraag moeten beantwoorden, indien de schuldenaar stelt dat hieraan niet is voldaan.
Indien de schuldenaar ondanks herhaalde verzoeken niet tot betaling van de vordering over wenst te gaan, is het redelijk dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een advocaat of incassobureau. Indien de schuldenaar en de schuldeiser afspreken dat de schuldenaar een verlengde betalingstermijn krijgt om de vordering te betalen, is het niet redelijk wanneer de schuldeiser binnen die verlengde betalingstermijn een advocaat of incassobureau inschakelt die vervolgens buitengerechtelijke kosten in rekening brengt.
Op grond van de tweede redelijkheidstoets dient te worden beoordeeld of de buitengerechtelijke kosten redelijk zijn. Met andere woorden, is de hoogte van het bedrag aan buitengerechtelijke kosten redelijk?
In het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt een staffel weergegeven op grond waarvan de hoogte van de buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld. Indien de hoogte van de buitengerechtelijke kosten conform deze staffel wordt vastgesteld, acht de wetgever die kosten qua hoogte van het bedrag redelijk. Matiging van dit bedrag is niet mogelijk, tenzij de schuldeiser zelf een lager bedrag in rekening brengt en in een procedure vordert.
De consument-schuldenaar
Indien de schuldenaar een consument is dan is de schuldeiser verplicht de consument-schuldenaar een brief toe te sturen. De zogenaamde 14-dagenbrief. De 14-dagenbrief kan niet worden gecombineerd met een ingebrekestelling.
In de 14-dagenbrief dient de consument-schuldenaar erop te worden gewezen dat:
De termijn van 14 dagen gaat in op de dag na de dag waarop de consument-schuldenaar de 14-dagenbrief heeft ontvangen. Er dienen dus altijd tenminste 16 dagen te zitten tussen de datum van de brief en de termijn waarbinnen de consument-schuldenaar kan betalen zonder dat de consument-schuldenaar buitengerechtelijke kosten verschuldigd is.
Het maximale bedrag aan buitengerechtelijke kosten dat bij de consument-schuldenaar in rekening mag worden gebracht, wordt vastgesteld aan de hand van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Meer kan dus niet worden gevorderd. Minder uiteraard wel. Indien de schuldeiser meer vordert dat het bedrag conform dit besluit dan voldoet de 14-dagenbrief niet aan de vereisten en zal de rechter de volledig gevorderde buitengerechtelijke kosten afwijzen.
Voor de consument-schuldenaar geldt dus het forfaitaire stelsel, zowel voor bedongen als voor niet-bedongen buitengerechtelijke kosten.
Andere schuldenaren
In zakelijke relaties (hierna: B2B) is de schuldenaar na het verstrijken van de betalingstermijn direct buitengerechtelijke kosten verschuldigd. De schuldeiser is dus niet verplicht een (aanmanings-)brief te sturen aan de schuldenaar.
De hoogte van de buitengerechtelijke kosten bedraagt tenminste € 40,00 en hiervan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken. De schuldeiser kan de hoogte van de buitengerechtelijke kosten baseren op het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten doch is daartoe niet verplicht. Uiteraard wordt de schuldeiser wel geacht gebonden te zijn aan de redelijkheidstoets.
In de Memorie van Toelichting op de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten geeft de wetgever aan dat met name consumenten en kleine bedrijven, zoals eenmanszaken, moeten worden beschermd tegen onredelijke incassokosten. Uiteindelijk is alleen ten aanzien van de consument-schuldenaar de verplichte 14-dagenbrief ingevoerd. Een eenmanszaak kan wellicht ook aanspraak maken op deze verplichting (reflexwerking).
Ontvangsttheorie
Een vraag die in bij incassokosten ook vaak speelt, is of de facturen en/of brieven de schuldenaar hebben bereikt. Hiervoor geldt als uitgangspunt dat deze de schuldenaar hebben bereikt als zij door de schuldenaar zijn ontvangen. Indien de schuldenaar betwist de facturen en/of brieven te hebben ontvangen dan dient de schuldeiser te stellen en te bewijzen dat:
Teneinde dit te kunnen bewijzen, is het verstandig de facturen en/of brieven per aangetekende post te versturen. Uiteraard mogen de facturen en/of brieven ook digitaal worden verstuurd. De bewijslast blijft echter ook dan op de schuldeiser rusten.
Indien de schuldenaar de vordering van de schuldeiser voldoende gemotiveerd betwist, rust de bewijslast op de schuldeiser.
Voor hulp bij het incasseren van uw vorderingen dan wel het voeren van verweer, kunt u contact opnemen met mij op:
telefoonnummer 074-8528887 of via
email (info@hendriksenadvocatenkantoor.nl)
Copyrights:
Hendriksen Advocatenkantoor
Dhr. mr. R.M. Hendriksen
Ooievaarsweg 16
7557 BB Hengelo (o)
Hengelo (o), d.d. 02-02-2023
Copyright © Alle rechten voorbehouden
